Khi bạn ở nhà hàng hoặc cửa hàng bán lẻ và mua hàng, thì thường có ba hình thức thanh toán, một là thanh toán tiền mặt và hai là thanh toán qua POS, hoặc chuyển khoản ngân hàng.
POS, chính xác phải gọi là hệ thống POS là một hệ thống gồm nhiều máy móc, thiết bị giúp bạn có thể thanh toán mà không bằng tiền mặt. Có thể bằng thẻ ATM, bằng ứng dụng thanh toán như SamsungPay, QRcode, Moca…
Máy tính tiền có thể được coi là một giải pháp bán hàng về mặt kỹ thuật của POS, nhưng đầy đủ nó phải là một hệ thống gồm cả phần cứng và phần mềm thanh toán.
Một lưu ý nhỏ, thanh toán có thể là ứng dụng quan trọng nhất của POS nhưng thực tế hệ thống POS có thể làm nhiều hơn. Bạn hãy tìm hiểu kỹ bên dưới đây.
Hệ thống POS là gì?
Một hệ thống POS (Point of Sale – điểm bán hàng) đồng nghĩa với một bộ thiết bị đầu và cuối giúp bạn có thể thanh toán không dùng tiền mặt. Nó bao gồm phần cứng POS và phần mềm POS.
- Phần cứng là thiết bị đầu cuối POS: thiết bị điện tử thực hiện giao dịch bán hàng và xử lý thanh toán;
- Phần mềm POS: Phần mềm POS giúp khách hàng thanh toán, quản lý giao dịch và hoạt động bán hàng hàng ngày.
Hiểu đơn giản, một hệ thống POS bao gồm:
- Phần cứng: là máy POS cầm tay, màn hình cảm ứng tính tiền, máy in hóa đơn;
- Phần mềm: Phần mềm POS như POS365, iPOS, Ocha POS, POSapp…
Hệ thống điểm bán hàng POS được coi là trái tim của một doanh nghiệp trong nhiệm vụ:
- Quản lý hàng tồn kho, báo cáo lao động, tùy chỉnh menu, điều chỉnh giá;
- Quản lý nhân viên, báo cáo bán hàng, tiếp thị;
- Đặc biệt là quản lý khách hàng.
Một hệ thống POS hiện đại sẽ bao gồm một máy tính màn hình cảm ứng hoạt động với phần mềm POS được sử dụng để hoàn thành các đơn đặt hàng sản phẩm và chấp nhận tất cả các phương thức thanh toán tiền.
Hệ thống này thường sẽ bao gồm máy in hóa đơn, đầu đọc thẻ tín dụng, ngăn kéo tiền mặt, máy quét mã vạch và thậm chí có thể là máy chủ tại chỗ.
Hệ thống POS tiên tiến mới hơn trên thị trường dựa trên nền tảng đám mây và lai chạy trên iPad hoặc máy tính bảng, đơn giản như mPOS.
Có hàng trăm công ty cung cấp hệ POS trên thị trường, với chi phí và giá cả khác nhau tùy thuộc vào loại môi trường kinh doanh và số lượng thiết bị đầu cuối bạn cần.
Thanh toán POS là gì?
Điểm thanh toán của POS là khi khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và sau đó thanh toán luôn tại đó (kể cả bằng tiền mặt).
Vị trí thực tế của giao dịch này được xác định là điểm mua hàng (POP), nhưng thay vì tiền mặt thì POS thường thông qua một số hình thức thanh toán như thẻ tín dụng, tiền mặt, thẻ ghi nợ, EMV và ứng dụng di động.
Ngày nay, có thể bán hàng ở hầu hết mọi nơi, chẳng hạn như bàn tại một nhà hàng đầy đủ dịch vụ, trên xe tải thực phẩm hoặc thậm chí bán hàng rong.
Mục đích của POS
Nếu là người kinh doanh thì cần có khả năng chấp nhận thanh toán qua ngân hàng và theo dõi doanh số của mình theo cách dễ dàng nhất, nhanh nhất.
Để hiểu đơn giản mục đích của POS, bạn có thể tạm thời hiểu POS chính là hệ thống thanh toán bằng thẻ ATM hoặc bằng di động, giao dịch sẽ tự động được cập nhật lên hệ thống bán hàng của bạn.
Các loại hệ thống POS
Đầu tiên cần khẳng định bất cứ loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, tổ chức nào thậm chí là cá nhân kinh doanh cũng nên sử dụng POS bán hàng, vì nó thúc đẩy giao dịch không tiền mặt.
Nhưng đây có thể là những lĩnh vực cần một hệ thống POS nhất, đó là gì?
1. POS cho nhà hàng
Lý do chính mà POS cần thiết cho một nhà hàng là chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt và thẻ tín dụng. Ngoài việc nhận thanh toán, bạn cần có khả năng theo dõi tất cả dữ liệu tài chính và thuế.
Hầu hết các giải pháp POS của nhà hàng đều có các tính năng báo cáo tích hợp để giám sát các giao dịch theo ngày, thời gian.
- Cho phép bạn đặt hàng và gửi yêu cầu vào máy in trong nhà bếp để giảm lỗi hệ thống;
- Theo dõi hàng tồn kho và sử dụng thực phẩm;
- Theo dõi bảng lương với tính năng đồng hồ thời gian tích hợp…
Nhiều loại nhà hàng cần sử dụng POS như nhà hàng phục vụ đầy đủ, nhà hàng phục vụ nhanh, đồ ăn nhanh, chỉ mang đi, quán cà phê, cửa hàng pizza, v.v.
Phần mềm POS cung cấp cho nhà hàn nhiều chức năng khách sạn giúp nhà hàng của bạn hoạt động trơn tru và hợp lý hóa việc quản lý cơ sở.
Sử dụng các tính năng như quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn tìm nơi cắt giảm chi phí thực phẩm và tăng tỷ suất lợi nhuận bằng cách sử dụng công thức tính chi phí trong POS..
2. POS cho nhà bán lẻ
Hầu hết thành phần kinh doanh thị trường hiện nay ở Việt Nam là nhà bán lẻ. POS dành cho nhà bán lẻ còn gọi là POP.
Phần mềm quản lý bán hàng và thanh toán cho cửa hàng bán lẻ sẽ phải thích ứng với chính xác từng chức năng của hàng bán lẻ, chẳng hạn như màu và kích thước, theo dõi hàng tồn kho, hoa hồng nhân viên, đăng ký quà tặng, cơ sở dữ liệu khách hàng, layaway và đơn đặt hàng.
Có hàng trăm loại hệ thống quản lý bán lẻ khác nhau trên thị trường. Đó là bởi vì có rất nhiều loại môi trường bán lẻ và mỗi doanh nghiệp có thể có những yêu cầu cụ thể.
Hiểu đơn giản thì một cửa hàng tạp hóa, cửa hàng rượu hoặc cửa hàng tiện lợi sẽ cần hệ thống POS có các khả năng phần cứng và phần mềm khác với cửa hàng quần áo.
Về cơ bản thì hệ thống POS cho nhà bán lẻ nên có đầy đủ các chức năng sau:
- Thanh toán bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng;
- Theo dõi hàng tồn kho;
- Khả năng mở rộng đa cửa hàng (nếu bạn có hoặc có kế hoạch có nhiều địa điểm);
- Biến thể sản phẩm;
- Hoa hồng nhân viên;
- Cơ sở dữ liệu khách hàng;
- Đăng ký quà tặng;
- Đơn đặt hàng;
- Báo cáo bán hàng;
- Tích hợp phần cứng như máy quét mã vạch và cân kỹ thuật số;
- Phần mềm tùy biến;
- Hỗ trợ phần mềm / phần cứng;
- Công nghệ di động và dựa trên đám mây.
4. Hệ thống POS dành cho doanh nghiệp nhỏ
Hầu hết các công nghệ POS cho nhà kinh doanh nhỏ dựa trên ứng dụng và trên nền tảng di động, nhưng đó là ở nước ngoài.
Thực tế ở Việt Nam nếu các công ty, đơn vị kinh doanh có đầu tư hệ thống POS tại cửa hàng đã là một kế hoạch lâu dài… và khi đó bạn sẽ cần một hệ thống POS có đầy đủ tính năng của nhà bán lẻ ở trên.
Trở lại với nền tảng POS di động, nó thực sự có thể thay thế cho cả một hệ thống POS đầy những thiết bị: Chỉ cần điện thoại và POS cầm tay.
Hầu hết các điểm kinh doanh nhỏ sẽ linh hoạt và tiết kiệm được nhiều chi phí.
Rất nhiều ứng dụng thanh toán di động hiện nay có nhiều tính năng hỗ trợ thanh toán và đây có thể là lý do duy nhất mà người bán hàng muốn dùng POS, giúp tiết kiệm hàng ngàn chi phí cho các thiết bị.
Cách thức hệ thống POS hoạt động
Dưới đây là tổng quan về cách hệ thống POS hoạt động:
- Cài đặt – Có các thành phần phần mềm và phần cứng để xem xét tùy thuộc vào loại hình kinh doanh. Chẳng hạn, nếu bạn sở hữu một cửa hàng bán lẻ, bạn cần một hệ thống POS bán lẻ. Nếu bạn điều hành một nhà hàng và quán bar, thì bạn cần một điểm bán phần mềm và phần cứng dành riêng cho nhà hàng và quán bar;
- Lập trình – Phần mềm POS phải được lập trình để chấp nhận thực đơn, sản phẩm và hàng tồn kho, thanh toán… Hầu hết các công ty POS sẽ lập trình sẵn chức năng cho phần mềm POS của họ, và may mắn là các phần mềm hiện nay đều có đủ các chức năng cần thiết;
- Thanh toán – Nếu bạn có kế hoạch chấp nhận thanh toán bằng thẻ ATM với POS, thì cần đăng ký kinh doanh. Hầu hết các nhà cung cấp POS sẽ cung cấp tài khoản người bán để tích hợp với điểm bán hàng của bạn hoặc bạn có thể sử dụng nhà cung cấp thương mại bên thứ 3;
- Đào tạo sử dụng phần mềm và các thiết bị (sử dụng hệ thống POS).
Điểm bán hàng di động (mPOS) là gì?
Mobile POS (mPOS) là một giải pháp không dây được sử dụng với Ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng Android hoặc điện thoại thông minh cho phép bạn quản lý và thanh toán bất kỳ đâu.
mPOS phù hợp với mọi doanh nghiệp lớn nhỏ và được khuyến nghị thay thế cho hệ thống POS truyền thống.
Nó cho phép khả năng nhận đơn đặt hàng và thanh toán tại các nhà hàng đầy đủ dịch vụ hoặc cho khách hàng xem hình ảnh của sản phẩm trên sàn đầy đủ y như POS truyền thống.
Một hạn chế cần xem xét là đó là hệ thống không dây, vì vậy bạn cần có kết nối wi-fi tốt và nhanh để mọi thứ hoạt động chính xác.
